factuur zzp

Laatst bijgewerkt: 8 april 2026

Snel antwoord: Een factuur zzp is het officiële betalingsdocument dat je als zelfstandige stuurt naar je opdrachtgever. Om geldig te zijn, moet een factuur zzp minimaal je NAW-gegevens, btw-nummer, KVK-nummer, een uniek factuurnummer, de omschrijving van je dienst en het toepasselijke btw-tarief bevatten. Ontbreken deze gegevens, dan loop je het risico dat je factuur wordt afgewezen of dat je problemen krijgt met de Belastingdienst.

✅ Belangrijkste punten

• Een geldige factuur zzp bevat altijd je volledige naam, adres, btw-nummer en KVK-nummer.
• Gebruik een uniek, oplopend factuurnummer voor elke factuur die je verstuurt.
• Vermeld altijd het btw-tarief (0%, 9% of 21%), ook als je btw-vrijgesteld bent.
• De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen, met een maximum van 60 dagen voor zakelijke klanten.
• Bewaar al je facturen minimaal 7 jaar voor de Belastingdienst.
• Voor facturen tot €100 mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken, maar niet bij EU-grensoverschrijdende verkopen.
• Een factuur verjaart na 5 jaar (bij zakelijke klanten), dus wacht niet te lang met aanmanen.
• Naast goed factureren is het slim om je als zzp’er te beschermen met de juiste verzekeringen.

Wat is een factuur zzp en wanneer stuur je er een?

Een factuur zzp is een officieel document waarmee je als zelfstandige je opdrachtgever vraagt om betaling voor geleverde diensten of producten. Je stuurt een factuur nadat je een opdracht hebt afgerond, of in sommige gevallen vooraf als voorschotfactuur.

Als zzp’er ben je btw-plichtig zodra je een onderneming hebt ingeschreven bij de KVK, tenzij je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR). In beide gevallen moet je factureren voor elke opdracht die je uitvoert.

Wanneer stuur je een factuur?

• Na afronding van een opdracht of project
• Op een vaste datum bij doorlopende diensten (bijv. maandelijks)
• Vooraf bij een aanbetaling of voorschot
• Bij deelleveringen of mijlpalen in een groot project

Praktijkvoorbeeld: Je bent freelance tekstschrijver en levert een webtekst op. Zodra de tekst is goedgekeurd, stuur je een factuur met een betalingstermijn van 30 dagen. Zonder geldige factuur heeft je opdrachtgever geen officieel betalingsdocument en kan de betaling worden vertraagd.

Welke verplichte gegevens staan op een factuur zzp?

Elke factuur zzp moet een vaste set gegevens bevatten om geldig te zijn. De Belastingdienst stelt hier duidelijke eisen aan. Ontbreekt er iets, dan kan je opdrachtgever de factuur terugsturen of de btw niet terugvorderen.

Verplichte gegevens op een factuur zzp:

Let op: Zelfs als je btw-vrijgesteld bent (bijv. via de KOR), moet je op de factuur vermelden dat de btw is vrijgesteld en op welke grond.

Hoe maak je een correcte factuur zzp stap voor stap?

Het opstellen van een factuur zzp hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een vaste structuur ben je in een paar minuten klaar.

Stap-voor-stap checklist:

1. Kies je factuursoftware of sjabloon — Gebruik een boekhoudprogramma (zoals Moneybird, e-Boekhouden of Exact) of een Word/Excel-sjabloon.
2. Vul je eigen gegevens in — Naam, adres, btw-nummer, KVK-nummer.
3. Voeg klantgegevens toe — Naam, adres en eventueel het btw-nummer van je opdrachtgever.
4. Geef een uniek factuurnummer — Gebruik een oplopende reeks, bijv. 2026-001, 2026-002.
5. Noteer de factuurdatum en leveringsdatum — Dit zijn twee aparte datums.
6. Omschrijf je dienst duidelijk — Wees specifiek: “Copywriting voor website, 5 pagina’s, april 2026.”
7. Bereken het btw-bedrag — Vermeld het tarief en het bedrag apart.
8. Stel een betalingstermijn in — Standaard is 30 dagen, maar je kunt dit aanpassen in je overeenkomst.
9. Voeg je bankgegevens toe — IBAN en eventueel BIC voor internationale betalingen.
10. Verstuur de factuur — Per e-mail als PDF, of via je boekhoudprogramma.

Welke btw-tarieven gelden op een factuur zzp?

Op een factuur zzp moet je altijd het juiste btw-tarief vermelden. Er zijn drie tarieven in Nederland:

• 0% btw — Voor export buiten de EU, intracommunautaire leveringen en bepaalde vrijgestelde diensten.
• 9% btw — Voor onder andere voedingsmiddelen, geneesmiddelen, boeken en bepaalde arbeidsintensieve diensten.
• 21% btw — Het standaardtarief dat geldt voor de meeste diensten en producten.

Vereenvoudigde factuur (tot €100): Voor facturen met een totaalbedrag van €100 of minder (inclusief btw) mag je een vereenvoudigde factuur opstellen. Daarop hoeven minder gegevens te staan. Dit geldt echter niet voor grensoverschrijdende verkopen binnen de EU of afstandsverkopen.

Kies het juiste tarief: Twijfel je welk btw-tarief voor jouw dienst geldt? Controleer dit op de website van de Belastingdienst of vraag je boekhouder. Een verkeerd tarief kan leiden tot naheffingen.

Wat zijn de regels voor betalingstermijnen op een factuur zzp?

De wettelijke standaard betalingstermijn is 30 dagen na ontvangst van de factuur. Dit geldt voor zakelijke klanten, consumenten én overheidsinstanties.

Wat je moet weten over betalingstermijnen:

• De maximale betalingstermijn voor zakelijke klanten en consumenten is 60 dagen, tenzij anders overeengekomen.
• Voor overheidsinstanties geldt in principe ook 30 dagen, met een maximum van 60 dagen.
• Betaalt een klant te laat? Dan heb je recht op wettelijke handelsrente en incassokosten.
• Spreek betalingstermijnen altijd vooraf af in je offerte of opdrachtbevestiging.

Tip: Vermeld de uiterste betaaldatum concreet op je factuur, bijv. “Gelieve te betalen vóór 7 mei 2026.” Dit voorkomt discussie over wanneer de termijn ingaat.

Factuur verjaart na 5 jaar: Zakelijke facturen verjaren 5 jaar na het verstrijken van de betalingstermijn. Voor consumentenproducten is dit 2 jaar. Wacht dus niet te lang met aanmanen als een factuur onbetaald blijft.

Hoe lang moet je een factuur zzp bewaren?

Alle facturen die je als zzp’er verstuurt en ontvangt, moet je minimaal 7 jaar bewaren. Dit is een wettelijke verplichting vanuit de Belastingdienst.

Praktische tips voor factuurarchivering:

• Sla facturen op in een cloudopslag (bijv. Google Drive of Dropbox) als digitale backup.
• Gebruik boekhoudssoftware die automatisch archiveert en exporteert.
• Bewaar ook inkomende facturen van leveranciers en abonnementen.
• Zorg dat digitale bestanden leesbaar blijven (geen verouderde bestandsformaten).

Uitzondering: Voor onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Wat doe je als een factuur zzp niet betaald wordt?

Een onbetaalde factuur is een van de meest voorkomende problemen voor zelfstandigen. Gelukkig zijn er duidelijke stappen die je kunt zetten.

Stappenplan bij niet-betaling:

1. Stuur een betalingsherinnering — Vriendelijk, na het verstrijken van de betalingstermijn.
2. Stuur een aanmaning — Formeler, met vermelding van de wettelijke rente en incassokosten.
3. Schakel een incassobureau in — Als de klant na twee aanmaningen niet betaalt.
4. Ga naar de rechter — Bij hogere bedragen of als de klant betwist dat hij moet betalen.

Bij juridische geschillen over onbetaalde facturen kan een rechtsbijstandverzekering voor zzp’ers uitkomst bieden. Die dekt de kosten van juridische bijstand, zodat je niet zelf voor die rekening opdraait.

Veelgemaakte fout: Veel zzp’ers wachten te lang met aanmanen omdat ze de relatie niet willen beschadigen. Maar hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat je betaald wordt. Een vriendelijke herinnering na 30 dagen is professioneel, niet opdringerig.

Welke risico’s loop je als zzp’er bij het factureren?

Factureren gaat niet altijd zonder problemen. Naast niet-betaling zijn er andere risico’s waar je als zelfstandige rekening mee moet houden.

Veelvoorkomende risico’s:

• Fout in de geleverde dienst — Je maakt een fout in je werk en de klant lijdt schade. Die kan jou aansprakelijk stellen.
• Schade bij de klant — Je beschadigt per ongeluk eigendommen van je opdrachtgever tijdens je werkzaamheden.
• Geschil over de factuur — De klant betwist de hoogte of de inhoud van je factuur.
• Ziekte of arbeidsongeschiktheid — Je kunt niet werken en hebt geen inkomen om facturen te sturen.

Voor het eerste en tweede risico is een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering zzp essentieel. Die dekt schade die je per ongeluk veroorzaakt bij een opdrachtgever of derde partij.

Voor fouten in je professionele advies of dienstverlening is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering zzp de juiste keuze. Denk aan een consultant die een verkeerd advies geeft waardoor de klant financiële schade lijdt.

En als je door ziekte of een ongeluk niet kunt werken, zorgt een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) ervoor dat je inkomen doorgaat, ook als er geen facturen meer de deur uitgaan.

Factuur zzp en verzekeringen: wat is de link?

Een goed gefactureerde opdracht is pas écht waardevol als je ook beschermd bent tegen de risico’s die bij die opdracht horen. Factureren en verzekerd zijn gaan hand in hand.

Stel je voor: Je bent een IT-consultant en je levert een systeem op aan een klant. De klant betaalt je factuur, maar een week later blijkt er een fout in je werk te zitten waardoor zijn bedrijfsprocessen stilvallen. De schade loopt op tot €50.000. Zonder beroepsaansprakelijkheidsverzekering betaal je dat zelf.

Wil je weten welke verzekeringen jij als zzp’er nodig hebt? Bekijk het complete verzekeringspakket voor zzp’ers en vergelijk wat bij jouw situatie past.

Bij ZZPverzekeraar regel je je verzekering binnen 5 minuten online, met een lage premie en hoge dekking. Geen gedoe, geen ingewikkeld papierwerk, gewoon duidelijk verzekerd.

Lees ook meer over welke verzekeringen je als ondernemer nodig hebt om een compleet beeld te krijgen van je risico’s.

Veelgestelde vragen over factuur zzp

Moet ik een btw-nummer vermelden als ik onder de KOR val? Ja, ook als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR) en geen btw in rekening brengt, moet je je btw-nummer op de factuur zetten. Vermeld daarbij dat de btw is vrijgesteld op grond van de KOR.

Mag ik een factuur met terugwerkende kracht sturen? Ja, dat mag. Maar houd er rekening mee dat de factuurdatum en de leveringsdatum twee aparte gegevens zijn. De btw-aangifte loopt op basis van de factuurdatum of leveringsdatum, afhankelijk van je btw-stelsel.

Wat is een proformafactuur? Een proformafactuur is geen echte factuur, maar een voorlopig document dat je stuurt voordat de dienst is geleverd. Het heeft geen btw-verplichtingen en is bedoeld als indicatie van de te verwachten kosten.

Hoe maak ik een creditfactuur? Een creditfactuur stuur je als je een eerdere factuur wilt corrigeren of annuleren. Vermeld altijd het nummer van de originele factuur en geef duidelijk aan dat het een creditnota betreft.

Mag ik facturen digitaal bewaren? Ja, digitale bewaring is toegestaan, mits de facturen authentiek, integer en leesbaar blijven gedurende de bewaartermijn van 7 jaar.

Wat doe ik als mijn klant mijn factuur betwist? Probeer eerst in overleg tot een oplossing te komen. Lukt dat niet, dan kun je een mediator inschakelen of juridische stappen ondernemen. Een zakelijke rechtsbijstandverzekering dekt de kosten van juridische bijstand in zulke situaties.

Hoe bereken ik mijn uurtarief voor op de factuur? Je uurtarief hangt af van je kosten, gewenst inkomen en marktpositie. Lees meer in onze gids over het juiste zzp-uurtarief berekenen.

Kan ik een factuur sturen zonder KVK-inschrijving? Nee. Als je als zzp’er factureert, ben je verplicht ingeschreven bij de KVK. Zonder inschrijving factureer je zwart, wat strafbaar is.

Wat is het verschil tussen een factuur en een offerte? Een offerte is een vrijblijvend aanbod vooraf. Een factuur is een betalingsverzoek na (of soms voor) levering van de dienst of het product.

Hoe lang is een factuur geldig? Een zakelijke factuur verjaart 5 jaar na het verstrijken van de betalingstermijn. Daarna kun je de betaling niet meer juridisch afdwingen.

Conclusie: Goed factureren is de basis, beschermd zijn is de volgende stap

Een correcte factuur zzp is meer dan een formaliteit. Het is de basis van je cashflow, je belastingadministratie en je professionele uitstraling als zelfstandige. Zorg dat elke factuur alle verplichte gegevens bevat, het juiste btw-tarief vermeldt en een duidelijke betalingstermijn heeft.

Jouw actiepunten:

1. Controleer je huidige factuursjabloon op volledigheid met de checklist in dit artikel.
2. Stel een bewaarsysteem in voor al je facturen (minimaal 7 jaar).
3. Spreek betalingstermijnen altijd vooraf af in je opdrachtbevestiging.
4. Stuur bij niet-betaling tijdig een herinnering en aanmaning.
5. Bescherm je bedrijf met de juiste verzekeringen, zodat een schadeclaim je niet financieel onderuit haalt.

Wil je weten welke verzekeringen bij jouw situatie als zzp’er passen? Bij ZZPverzekeraar vergelijk je eenvoudig en sluit je direct online af. Lage premie, hoge dekking, binnen 5 minuten geregeld. Zekerheid voor ondernemers, zonder gedoe.